Les préparatifs du tournoi
Les préparatifs de l'Ain Star Game 5.1 eme Phase "Les prestataires + Villages"
Pendant la même phase de recherche de partenaire, je suis toujours en relation évidement avec nos clubs organisateurs extérieurs pour leurs définir un listing simple à bien respecter pour le bon fonctionnement du match et garantir le prestige et le profesionnalisme de se tournoi. Voici le listing :
Après avoir fait ceci, je me mets de suite en relation avec nos différents prestataires tout d'abord "Village" pour leurs vendres une place sur le village : Pour ce faire deux formules son prévu, sois ce sont des prestataires privés sois public avec un échange de bon procédés.
SoClub : Échange de bon procédé
Lancé de Hache: 500 €
Bus JL Bourg nouveau : Échange de bon procédé "Philibert transporteur à l'année de notre club"
Terrain 3x3 LNB : Nous avons payé 1500 € le terrain LFB
Maclreen: 600 €
DJ place Rouge: Échange de bon procédé, ils ont créé une soirée spéciale JL dans leurs boites de nuit le même soir. "Communication"
Tony Barber : 600 €
Pass et Va : Association
Sécurité routière : Association
Après de nombreux appels, et des moments de négociations, nous en somme arrivé à un prix de Village de : 3 177€ de coup total de village
Les préparatifs de l'Ain Star Game 5eme Phase "Commercial Sponsoring"
Après avoir donc émis nos idées pour événement, la JL me lance un défi, d'aller chercher un maximum de partenaire pour l'Ain Star Game.
Pourquoi en avoir ? L'objectif est de permettre à des entreprises de moyennes tailles et nouvel avec peu de budgets communication d'augmenter leurs visibilités sur le bassin de bourg en bresse.
Pour ce faire j'entame une analyse sérieuse d'entreprise à aller voir au nom de la JL Bourg leurs proposant différente offre de communication via une plaquette commercial que j'ai créé ci-dessous:
Après avoir fini la plaquette, j'entame tout d'abord avant d'aller sur le terrain une veille comme je l'ai dit plus haut avec un listing d'entreprise à allé voir. Je me donne une deadline de 4 jours pour faire les 40 entreprises inscrites.
Sur ces 40 très peu réagisse et signe, j'expliquerais les situations juste après...
Mais ci-dessous mon tableau à jour et qui sera remis à la prochaine édition de nos partenaires de l'Ain Star Game 2021
Tableau des bases de donnés partenaires que l'on est allé voir...
Défit réussi après plusieurs rendez-vous commerciaux avec Carrefour Market, Or et Cash, beaucoup refus et de "le directeur est absent", je réussis à avoir mon premier contrat de sponsoring.
J'ai signé avec Cultura !
Comment j'ai procédé sous deux phases :
1er: J'ai fait de la prospection, en lui parlant de nos offres de communication juste pour l'Ain Star Game, et en signifiant bien que le montant est à titre mécénant sois 66 % déductible des impôts.
J'ai utilisé un spitch commercial qui a fonctionné.
2eme : Deux jour après il me recontacte en me disant "OK" je suis donc aller signé le contrat de mécénat, donné notre RIB ainsi que par geste commercial proposé 2 places pour voir les matchs.
Je veux finir sur ça demande particulière qu'il voulait concernant la communication panneau led. Le client voulait "promouvoir cultura et ces horaires d'ouverture"
Voici donc l'offre présenté de communication sur les paneaux leds pour cultura !
Il faut savoir qu'a titre partenariat nous avons ramené : 18 300 € avec l'aide des collectivités et 4 500 € juste avec les partenaires magasins !
Les préparatifs de l'Ain Star Game 4eme Phase
Plan de présentation Ain Star Game : Directeur général, Président Ain Star Game et Directeur artistique
Début juillet, nous pouvons enfin commencer les choses sérieuses !
Les première réunion concernant l'Ain Star Game à Bourg en Bresse ont lieu.
Après avoir connu nos noms de club participant ainsi que nos clubs organisateur, je me concentre Hugues le directeur artistique de JL sur la mise en place de notre événement
Pour ce faire, en fonction de notre tableau budgétaire, je me concentre sur un Objectif : Réunir les familles et les jeunes autour de ce même événement l'Ain Star Game.
Je vais alors bosser d'arrache-pied sur la création d'un village que j'ai nommé "Le village Jiki".
Pendant donc tous le mois de juillet, je vais confectionner des prototypes, présenter mon plan d'action envoyé à toute l'équipes avant validation
Avant de tomber sur le plan définitif que vous trouverez ci-dessous :
Pour ce faire, je lance alors la deuxième partie après les idées, la partie commercial et partenariat sponsoring...
Les préparatifs de l'Ain Star Game 3eme Phase
Mi-juin 2021, arrive alors le moment de commencer à connaître nos équipes qui participeront à l'ASG.
Mais arrive un problème entre la ligue de basket et les joueurs. Les joueurs lancent une grève concernant la fin de saison trop tardive et la reprise trop tôt.
Cela a réellement compliqué nos contacte avec les équipes de basket qui n'avait pas encore leur planning de reprise pré-saison.
Mais avec le directeur sportif, après avoir appeler Monaco Basket, Strasbourg, Limoge, etc... nous avons par chance réussi à avoir les 5 meilleures équipes du championnat Betclic Elite: Nanterre 92, Boulogne Levallois Métropolitain, Dijon,Asvel et Chalon.
Le prestige d'avoir de grandes équipes va permettre de faire de ce tournoi un événement réputé et unique. Sois le plus gros tournoi pré-saison française.
Pour ce faire, j'ai donc sur le même principe que nos clubs d'accueil, envoyer une convention de participation à chaque équipe au directeur sportif en leur envoyant les conditions d'accueil et les lieux.
Les voici ci-dessous :
Les préparatifs de l'Ain Star Game 2eme Phase
La deuxième partie de cette préparation commence à se complexifier.
Comme prévu, nous voulons délocaliser l'Ain Star Game dans des gymnases de la région. Pour se faire nous avons fait des réunions avec différents clubs pouvant être susceptible d'accueillir des matchs du tournoi.
Nous en avons vendu 4 : Bourgoin Jallieu, Arnas Villefranche, Lons le Saunier et Balme de Sillingy.
A tout l'objectif était de leurs vendre un match chacun de l'ASG pour qu'eux puissent promouvoir leurs clubs, gagner des recettes sur la billetterie et buvette et l'aide de partenaire.
Voici alors la feuille de match :
Pour assurer le bon fonctionnement des matchs à l'extérieurs, j'ai dû écrire à chacun et leurs envoyer une convention d'organisation à faire signer en leur demander un chèque d'acompte de 500€. Pourquoi ? Cela me permettait à la suite de pouvoir trouver mes équipes participantes, mais également d'avoir un pouvoir sur eux concernant la qualité des prestations qu'ils doivent tenir. J'ai le rôle alors de coordinateur.
Voici ci-joint alors un exemple de convention envoyé :
Après ces signatures et les chèques d'acompte reçu, je peux me concentrer seulement sur l'accueil de nos équipes...
A suivre...